Gemeente Ede

Gemeente Ede krijgt grip op de inhuur van derde door inzet van Xternplaza

Gemeente Ede is een grote gemeente in midden van het land met 107.000 inwoners en is volop in ontwikkeling. Een belangrijk project is bijvoorbeeld de ontwikkeling van Ede-oost. Het gaat daarbij om de voorbereiding, plan invulling en realisatie van ca. 4.000 woningen, 100.000 m2 aan voorzieningen, een nieuwe stedelijke ontsluitingsweg, een nieuw intercitystation en de herbestemming van (rijks)monumenten. Dat vraagt om ambitie, betrokkenheid en flexibiliteit.  Bij de gemeente Ede zijn ruim 900 medewerkers werkzaam zowel interne als ingehuurde krachten.

Ron de Ligt, teamleider Personeelsbeheer en -informatie Gemeente Ede : “Dankzij Xternplaza hebben wij grip op het proces rondom de inhuur van derden".

De opdracht:

De gemeente Ede kent evenals andere (overheids)organisaties een vaste en een flexibele schil van medewerkers. De flexibele schil maakt een substantieel onderdeel uit van het totale arbeidspotentieel. Er zijn diverse redenen om medewerkers tijdelijk in te huren. In zijn algemeenheid kiest men ervoor om de vaste kosten zo goed mogelijk te beheersen. Zo kennen we veel tijdelijke projecten waarvoor we deels externen voor een bepaalde periode inzetten. Bovendien kan je bepaalde expertise alleen via specialistische bureaus aan je binden. Flexibel kunnen inspelen op pieken en dalen in het werk is een andere reden. Ook zien we een ontwikkeling in de markt waarin sprake is van een toenemend aanbod van freelancers en ZZP-ers. Dit gegeven heeft een zeker effect op de omvang van onze crew aan tijdelijk personeel.

Gemeente Ede zocht een oplossing die de inhuur van derden transparant maakt. Doelstelling is om grip te krijgen op de relatief hoge arbeidskosten, structureel hogere administratieve lasten en beperkte overzichten.

Ron de Ligt:"Flexibiliteit vraagt om snelle oplossingen en niet ieder project kan je bemensen met eigen medewerkers. Inhuur is dus nodig maar je wilt wel in control zijn als het gaat om vragen als: wat is ons huidige inhuur volume & kosten, wie huren we in en welke ervaringen hebben we met die organisatie?"

Vanuit het verleden zijn de HRM systemen sterk gericht op vast personeel, consequentie is dat het flexibel potentieel hier niet in ondergebracht kan worden en dus niet transparant is. Dit betekent dat er nagenoeg niet gestuurd kan worden op de inhuur van derden. De aanvragen en de daarmee samenhangende omzet zijn omvangrijk terwijl er geen sprake is van een transparante aanvraag en beheer van het proces. Er is dan ook gemeentebreed behoefte om deze aspecten van dit inhuurproces te verbeteren.

De Oplossing:

Door in te loggen op de beveiligde portal van Xternplaza kunnen de managers en eventueel medewerkers van de gemeente Ede op elk moment en op elk gewenst tijdstip een aanvraag doen voor de inhuur van derden en is men te allen tijde op de hoogte van de kosten die daar mee gepaard gaan (individueel, per afdeling en geconsolideerd). Xternplaza is ingericht op basis van de administratieve processen en autorisatieschema’s voor de inhuur van derden zoals die binnen de gemeente Ede gelden. Het stelt managers in staat om decentraal het proces af te handelen met een gegarandeerde workflow. Dit garandeerd niet alleen tijdwinst maar ook uniformiteit. Daarnaast vindt er een integratie plaats met o.a. financiële systemen en het personeelsinformatiesysteem Beaufort. Hierdoor is op eenvoudige wijze een totaal overzicht te krijgen van alle goedgekeurde kosten van inhuur. Op ieder gewenst moment!

Ron de Ligt: "Wij behandelen ingehuurde krachten niet anders dan onze eigen medewerkers. Dit vraagt om een strakke procesketen. Je wilt dat er voor een ingehuurde medewerker op de eerste werkdag een volledige werkplek beschikbaar is. Dat regelen we ook via Xternplaza ”

Xternplaza is in zeer korte tijd geïmplementeerd bij gemeente Ede, een training voor eindgebruikers was niet nodig vanwege de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing. Bovendien is Xternplaza een online oplossing dat niet geïnstalleerd hoeft te worden. Na een geslaagde proefperiode is de bovenstaande oplossing in juni 2009 bij de gemeente Ede in gebruik genomen. Voordeel van Xternplaza is dat er geleidelijk aan steeds meer functionaliteit kan worden toegevoegd en dat aanpassingen in de organisatie structuur eenvoudig en snel kunnen worden doorgevoerd in de oplossing.

Xternplaza vraagt geen grote investeringen. Het wordt aangeboden als een online oplossing zodat er geen investering hoeft plaats te vinden in een complexe en kostbare IT-infrastructuur. Een internet aansluiting is voldoende. Er is dus sprake van minder onderhoudskosten en je beschikt altijd over de juiste versie.